Dokumentowanie postępowania


Podobnie jak dotychczas w ustawie Pzp, w art. 71 ustawy, został uregulowany obowiązek dokumentowania przez zamawiającego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia na co składa się sporządzany w trakcie postępowania protokół. Przy czym nie ma obowiązku podawania w protokole informacji, które zostały już podane w ogłoszeniu, pod warunkiem  załączenia tego ogłoszenia do protokołu. Załącznikami do protokołu, zgodnie z art. 73 ustawy, będą nadal jak w ustawie Pzp, oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, dowód przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, a także inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego.

Stosownie do art. 74 ustawy protokół jest jawny i udostępniany na wniosek, przy czym nie są udostępniane informacje mające charakter poufny, zwłaszcza przekazywanych w czasie negocjacji czy dialogu, oraz ofert podlegających negocjacjom. Dostępność informacji zawartych w protokole jest ograniczona także ze względu na  ochronę danych osobowych, w tym ograniczenia w dostępie do danych osobowych odnoszących się do wyroków skazujących i naruszeń prawa (dostęp ten jest możliwy tylko w celu korzystania ze środków ochrony prawnej przewidzianych ustawą i tylko do czasu upływu terminu na ich wniesienie), a także zakaz udostępniania danych szczególnie wrażliwych, takich jak np. dane dotyczące zdrowia. Ograniczenia w zakresie dostępu do danych osobowych mają zastosowanie także do udostępniania załączników do protokołu wykonawcom i innym podmiotom uprawnionym do wnoszenia środków ochrony prawnej (art. 18, art. 19 i art. 74 ustawy).

W art. 77 ustawy, została wprowadzona możliwość zwrotu wykonawcom, przez zamawiającego, złożonych przez nich planów, projektów, rysunków, modeli, próbek, wzorów, programów komputerowych oraz innych podobnych materiałów, jeżeli nie wystąpili oni sami z wnioskami o taki zwrot w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania, co dotyczy również wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, w zakresie, w jakim wymienione załączniki do protokołu nie stanowią załączników do umowy. Rozwiązanie to wychodzi naprzeciw potrzebie zapobiegania obciążania zamawiających dodatkowymi kosztami przechowywania wskazanych materiałów w sytuacji, gdy nie są już one potrzebne dla celów postępowania, ani nie są niezbędne dla wykazywania prawidłowości realizacji umowy.

Przepisy art. 78 ustawy utrzymują obowiązek przechowywania przez zamawiającego protokołu wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia lub przez cały czas trwania umowy, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Przy czym, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu w oparciu o narzędzia i urządzenia komunikacji elektronicznej udostępniane przez inny podmiot, zamawiający może powierzyć temu podmiotowi przechowywanie protokołu i załączników do protokołu w jego systemie teleinformatycznym, bez wpływu na udostępnianie ich przez zamawiającego w systemie teleinformatycznym tego podmiotu, pod warunkiem przekazania zamawiającemu elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem lub konkursem. W takim przypadku zamawiający powinien zagwarantować sobie w umowie o świadczenie usług zawieranej z tym podmiotem, by sposób przechowywania protokołu i załączników do protokołu oraz przekazywania zamawiającemu elektronicznej kopii tych dokumentów umożliwiał ich odczytanie przez zamawiającego.

Bez względu na to, czy zamawiający prowadzi protokół postępowania w postaci elektronicznej czy papierowej, zgodnie z art. 79 projektu ustawy, ma on obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych składanych przez wykonawców lub wykorzystywanych dla celów prowadzonego postępowania lub konkursu, stanowiących załączniki do protokołu, w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane. Z regulacji tej wynika, że jeżeli protokół postępowania jest sporządzany w postaci papierowej zamawiający powinien załączać do niego nośniki elektroniczne zawierające kopię dokumentacji postępowania lub konkursu przechowywanej w postaci elektronicznej. Jeżeli natomiast protokół jest prowadzony w postaci elektronicznej, zamawiający powinien podać w protokole aktywne ścieżki dostępu (linki) do załączników, umożliwiające podgląd wszystkich dokumentów elektronicznych stanowiących załączniki do protokołu a także, odpowiednio, załączyć do protokołu elektroniczny wykaz załączników przechowywanych w postaci fizycznej z oznaczeniem podmiotów, które je przekazały oraz określeniem kiedy te dokumenty zostały przekazane.

W celu realizacji zadania Prezesa Urzędu określonego w art. 469 pkt 4 projektu ustawy, zgodnie z którym jest on zobowiązany do dokonywania analiz funkcjonowania systemu zamówień publicznych, w art. 81 przewidziano dodatkowe narzędzie, które w większym stopniu pozwoli na bieżąco realizować to zadanie. Zakres bieżącej analizy będzie dotyczył informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach, które zamawiający powinien przekazać nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania.

Zakres informacji, które zamawiający będzie przekazywał Prezesowi Urzędowi zostanie określony przez ministra właściwego do spraw gospodarki, w drodze rozporządzenia. Rozporządzenie określi także wzór informacji, sposób sporządzania i jej przekazywania. Zakres danych zawartych w informacji będzie dotyczył wyłącznie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, w zakresie m.in. rodzajów zamawiających, rodzajów i wartości zamówień, trybów postępowania o udzielenie zamówienia.

Nadal, stosownie do wymogów dyrektyw, zamawiający będzie zobowiązany do sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach i przekazywania go Prezesowi Urzędu w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie (art. 82 projektu ustawy). W ust. 1 doprecyzowano zakres sprawozdania, które zgodnie z wymogami dyrektyw ma dotyczyć wartości całego rynku zamówień, a więc nie tylko wartości tych zamówień, do których ma zastosowanie ustawa. W ust. 3– wprowadzono przepis pozwalający na dokonywanie korekt do corocznych sprawozdań zamawiających przesyłanych do UZP. Takie uregulowanie jest podyktowane zaleceniem pokontrolnym Najwyższej Izby Kontroli, powstałym w wyniku kontroli pn. „Dokonywanie zakupów do 30 tys. Euro przez wybrane jednostki sektora finansów publicznych”.


stat4u