Analiza potrzeb


Zobowiązanie zamawiających do dokonywania analizy potrzeb i wymagań ma służyć realizacji jednego z głównych celów projektu, tj. zwiększeniu efektywności systemu zamówień publicznych. Na konieczność podniesienia efektywności systemu zamówień publicznych wskazano już w Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju.

Wymóg sporządzenia analizy potrzeb i wymagań ma w założeniu przyczyniać się do lepszego przygotowania procesu udzielania zamówienia publicznego. Stanowi on wyraz zwiększenia roli etapu przygotowania zamówienia, który rzutuje bezpośrednio na wszystkie następne etapy procesu zakupowego.

Proponowane rozwiązanie będzie stanowiło instrument powiązania udzielanych zamówień publicznych z celami państwa. Zwiększy ono efektywność systemu przez odpowiednie przygotowanie największych zakupów, i to zarówno na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak i realizacji samego zamówienia.

Dokonanie analizy poprzedzającej udzielenie zamówienia pozwoli również na pełniejsze wdrożenie zasad funkcjonujących na gruncie finansów publicznych. Zamawiający, zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869) zapewnia, żeby wydatki publiczne były dokonywane w sposób celowy, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.  

Przepisy ustawy nie określają formy, w jakiej powinna zostać sporządzona analiza, ani terminu na jej wykonanie. Wskazują one jedynie pewne stałe elementy, które należy rozważyć przy sporządzaniu analizy potrzeb i wymagań. Ponadto analiza potrzeb i wymagań nie musi być sporządzana w postaci oddzielnego dokumentu, przygotowywanego wyłącznie w związku z dyspozycją przedmiotowego przepisu.

Zgodnie z art. 83 projektu ustawy, zamawiający w przypadku udzielania zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, powinien poprzedzić udzielenie zamówienia publicznego analizą potrzeb wskazującą na:

1)     zasadność jego udzielenia, w tym czy nie można zaspokoić danej potrzeby zasobami własnymi,

2)     zbadanie możliwość zastosowania alternatywnych sposobów i środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb przez wskazanie możliwych wariantów, np. zamówienia zakupu usług zamiast rzeczy czy zastąpienia zamówienia na dostawy związane z przeniesieniem własności na najem lub leasing rzeczy lub innych dóbr, a także wykorzystania np. umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi.

W ramach analizy zamawiający powinien również:

1)     dokonać wstępnego oszacowania wartości przedmiotu zamówienia w przedstawionych wariantach;

2)     wziąć pod uwagę możliwość podziału zamówienia na części;

3)     dokonać wyboru odpowiedniego trybu udzielenia zamówienia, dostosowanego do konkretnego przedmiotu zamówienia. Na przykład na etapie przygotowania postępowania zamawiający powinien stwierdzić czy posiada odpowiednie zasoby i wiedzę pozwalającą na szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz czy nie jest wskazane wybranie trybu, który umożliwia zidentyfikowanie w drodze dialogu z wykonawcami optymalnego sposobu zaspokojenia potrzeb i sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia;

4)     wskazać możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych w postępowaniu;

5)     wskazać ryzyka związane z udzieleniem zamówienia oraz w miarę możliwości sposoby na ograniczenie tych ryzyk.

Proponuje się, aby zamawiający publiczny mogli odstąpić od dokonania analizy potrzeb i wymagań w przypadku gdy zachodzi podstawa udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, o której mowa w art. 209 ust. 1 pkt 4, lub w trybie zamówienia z wolnej ręki, o której mowa art. 214 ust. 1 pkt 5.


stat4u